Que debe llevar un proyecto

Hay elementos esenciales que debe incluir para crear un buen plan de proyecto. Tenga en cuenta que crear y trabajar con un plan de proyecto defectuoso es tan malo como trabajar sin él. Aunque un plan de proyecto es un conjunto vivo de documentos que seguramente cambiará durante el proyecto, es necesario establecer un rumbo deliberado para cumplir los objetivos del proyecto.

Como gestor de proyectos, debe analizar las necesidades de todas las partes implicadas en el proyecto y determinar los requisitos para alcanzarlas. ¿Qué objetivos debe alcanzar el proyecto para tener éxito? ¿Qué características y capacidades deben tener los entregables?

En un curso online de PMP, se puede aprender que la Declaración del Alcance del Proyecto es el principal resultado del proceso de Definición del Alcance. Este proceso dibuja los límites del proyecto, describe el trabajo que se entregará a lo largo del proyecto y define los principales resultados del proyecto. Podemos decir que el objetivo principal del proceso de Definición del Alcance es finalizar el alcance del proyecto, después de revisar y evaluar todos los requisitos del cliente recogidos durante el proceso de Recogida de Requisitos.

La declaración del alcance del proyecto declara oficialmente lo que se hará en el proyecto. Una vez elaborada la declaración del alcance, todas las partes interesadas en el proyecto deben estar de acuerdo con ella. Porque será el alcance detallado del proyecto y lo que se entregará a lo largo del mismo.

Los elementos del plan del proyecto mencionados anteriormente ayudan a garantizar que se han tenido en cuenta todos los aspectos del proyecto. Los proyectos no se gestionan solos. La gestión profesional de un proyecto requiere el desarrollo de un plan que describa cómo se va a gestionar.

Según la sección 4.2 del Project Management Body of Knowledge, el plan de gestión de proyectos cumple este propósito. Aunque incluye todos y cada uno de los elementos que definen la gestión del proyecto, hay ciertos elementos estándar. Estos son los componentes que constituyen el núcleo, independientemente del sector o del tipo de proyecto.

Cada compra de herramientas, alquiler de equipos, salario de los empleados, taza de café o cualquier partida de gasto debe definirse como parte del proyecto, o como no parte del proyecto. Esta es una de las responsabilidades fundamentales de un gestor de proyectos, conocer y mantener los límites del proyecto. De hecho, los problemas de definición del alcance son la causa número uno de las dificultades de los proyectos, por lo que la declaración del alcance es una de las partes más importantes de un plan de gestión de proyectos y la razón por la que la incluyo en primer lugar.

Por supuesto, nunca se conocerán todos los detalles de lo que se incluye en el proyecto desde el principio, ni cuánto esfuerzo o gasto se requiere realmente para lograr los objetivos del proyecto. Pero la cuestión es que no hay nada mejor que dedicar un poco de tiempo extra al principio para definir los límites del proyecto. Esta es probablemente la primera cosa que se puede hacer para garantizar el éxito de los proyectos a largo plazo.

Un plan de gestión de proyectos es fundamental para garantizar que los equipos terminen su trabajo a tiempo y según lo previsto. Pero antes de que los gestores de proyectos puedan desarrollar un plan en profundidad y un equipo de proyecto pueda ejecutar ese plan, todo el mundo debe saber qué trabajo hay que hacer y por qué es importante. Una declaración del alcance del proyecto proporciona una descripción detallada del trabajo que debe realizarse para entregar el resultado de un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto asignado.

El documento también sitúa los objetivos del proyecto y su resultado -que puede ser un producto que una empresa lanza al mercado o un análisis que los directivos utilizarán para tomar una decisión empresarial informada- en el contexto más amplio de las metas y objetivos de la organización. El desarrollo de una declaración de alcance del proyecto es muy importante para el resto del plan del proyecto», dice Jacques Alexis, profesor adjunto del programa de posgrado de gestión de proyectos de la Facultad de Estudios Profesionales de la Universidad Northeastern. Todo el mundo planifica las tareas de distintas maneras, pero los proyectos más grandes y complicados cuentan con metodologías probadas que ayudan a desglosar los procesos y a garantizar que las partes interesadas y los distintos departamentos tengan claro qué tareas deben ser completadas por quién y en qué momento.

Este artículo desglosa la planificación del proyecto en siete tareas clave que deben realizarse antes de empezar a trabajar para que el proyecto tenga las mejores posibilidades de llegar a tiempo y dentro del presupuesto. La organización y gestión de proyectos es una tarea enormemente exigente que muy a menudo puede ser lo único que una persona haga en su trabajo. Hay cientos de acciones y tareas que deben realizarse a lo largo de los proyectos más grandes, y puede ser el trabajo de una persona, con la ayuda de cierto software específico, gestionar todo para que el proyecto se complete con un alto nivel, llegando a tiempo y dentro del presupuesto.

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